Structure administrative

La structure du Réseau est composée d’une Assemblée générale des membres, d’un Conseil d’administration et d’un Conseil scientifique, de regroupements stratégiques de recherche et d’une Direction scientifique.

Assemblée générale des membres

Une Assemblée des membres doit se tenir au moins une (1) fois par année. Le quorum est constitué de 10% des membres chercheurs (réguliers ou en émergence) ainsi que de plus de 50% des membres du Conseil d’administration. En situation exceptionnelle, les chercheurs peuvent voter par bulletins recueillis par courrier électronique.

Le mandat de l’Assemblée des membres :

• Approuver les grandes orientations ou stratégies prioritaires du Réseau;
• Entériner l’élection des représentants au Conseil d’administration et au Conseil scientifique;
• Accepter les états financiers et le rapport d’activités annuel du Réseau;
• Ratifier toute modification apportée à la Charte (au 2/3 des membres chercheurs présents à l’Assemblée générale).

Conseil d’administration (CA)

Le Conseil d’administration est composé de neuf (9) membres et a une représentation majoritaire de membres chercheurs. Il inclut également un (1) membre collaborateur, un (1) membre étudiant ainsi qu’un (1) membre externe. Il est présidé par le directeur scientifique. Le membre externe est choisi par le Conseil d'administration après consultation auprès du Conseil scientifique.

Le mandat du Conseil d’administration :

• Assurer la transparence, l’efficacité et l’équité dans l’allocation et l’utilisation de la subvention octroyée au Réseau par le FRSQ;
• Déterminer les politiques du Réseau;
• Assurer la qualité des activités du Conseil scientifique et lui fournir les orientations et les balises nécessaires à l’exercice de ses mandats;
• Identifier les regroupements stratégiques de recherche après consultation du Conseil scientifique;
• Soutenir la préparation des demandes de subvention et de renouvellement du Réseau;
• Soutenir la direction scientifique dans le développement du Réseau;
• Créer les comités jugés nécessaires et procéder aux nominations de leurs membres;
• Approuver les états financiers et le rapport d’activités annuel du Réseau.

Le mandat des membres du Conseil d'administration est de deux (2) ans et renouvelable une (1) fois.

La procédure d’élection des membres au Conseil d’administration suit le processus suivant : après réception des propositions de candidatures, les membres du Réseau sont appelés à voter sur les candidatures selon leur statut respectif de membres. Le ou les candidats ayant reçu le plus de votes sont déclarés élus.

Les activités du Conseil d'administration :

• Le Conseil d'administration détermine le lieu, les dates et la fréquence de ses réunions. Il se réunit au moins quatre (4) fois par année;
• Les réunions sont annoncées par convocation écrite au moins un (1) mois à l'avance à moins d'une décision spéciale du Conseil d’administration;
• Le Conseil d’administration peut employer divers moyens de communication (visioconférence, téléphone) pour assurer la participation maximale de ses membres aux réunions;
• Le quorum des réunions est de cinq (5) membres sur neuf (9). Les décisions sont généralement prises par consensus. Si nécessaire, les décisions sont prises par vote à la majorité simple. Le directeur a le vote prépondérant. En situation exceptionnelle, les membres du Conseil d'administration peuvent voter par bulletins recueillis par courrier électronique;
• Les membres du Conseil d'administration ne peuvent pas se faire remplacer aux réunions;
• Le Conseil d’administration peut exiger, par vote unanime des membres restants, la démission d'un de ses membres qui agirait à l'encontre de la présente Charte ou qui s’absenterait des réunions sans justification. Ce membre serait alors remplacé selon la procédure acceptée.

Direction scientifique

Le directeur scientifique est un membre chercheur régulier du Réseau.

Le mandat du directeur scientifique :

• Assurer le leadership nécessaire à la vitalité du Réseau, à la participation active de ses membres, à la pertinence et à la qualité scientifique de ses activités;
• Être le porte-parole et le représentant officiel du Réseau;
• Être responsable de la mise en place de toutes les infrastructures nécessaires à la coordination du Réseau;
• Être responsable de la gestion du budget du Réseau.

Les activités du directeur scientifique :

• Présider les réunions de l’Assemblée générale;
• S’assurer de l’exécution des décisions prises par l’Assemblée générale et par le Conseil d’administration;
• Présider les réunions du Conseil d’administration;
• Proposer au Conseil d’administration l’allocation des fonds consentis au Réseau annuellement;
• Faire rapport au Conseil d’administration de l’avancement des travaux et de la gestion du budget du Réseau ;
• Préparer les états financiers et le rapport d’activités annuel.

La nomination du directeur scientifique du Réseau est conforme au processus suivant : un comité de sélection du Réseau est mis sur pied par le Conseil d’administration. La direction scientifique du FRSQ siège d'office à titre d’observateur sur ce comité. Un appel de candidatures est transmis aux membres du Réseau. À la suite de la réception et de la vérification de l’éligibilité des candidatures, le comité de sélection analyse ses candidatures et identifie celles retenues. Le Comité procède à un ordonnancement des candidatures et propose une candidature à la direction du FRSQ. Le Conseil d'administration du FRSQ valide la nomination. La durée du mandat du directeur scientifique du Réseau est fixée à deux (2) ans, renouvelable deux (2) fois, pour une durée maximale de six (6) ans.

Conseil scientifique (CS)

Le Conseil scientifique est composé de quinze (15) membres et a une représentation basée sur les regroupements stratégiques de recherche. Il inclut deux (2) membres étudiants et un (1) membre collaborateur. Il se rapporte au Conseil d’administration par l’intermédiaire du président du Conseil scientifique.

Le mandat du Conseil scientifique :

• Aviser le Conseil d’administration en matière scientifique : regroupements stratégiques de recherche et, au besoin, autres formes de mécanismes d’intégration à privilégier, évaluations en matière scientifique;
• Délibérer sur des sujets scientifiques sur demande du Conseil d’administration ou qu’il souhaite porter à son attention;
• Désigner des membres internes ou externes au Conseil scientifique pour examiner les demandes d’évaluation qui lui sont soumises selon les orientations établies par le Conseil d’administration.

Les activités du Conseil scientifique :

• Le président du Conseil scientifique du Réseau, en collaboration avec les membres, détermine le lieu, les dates et la fréquence des réunions du Conseil. Les convocations des réunions sont faites en collaboration avec le Bureau de coordination du Réseau au moins un (1) mois à l'avance, à moins de décisions particulières du Conseil scientifique.
• Le Conseil scientifique met en place les activités nécessaires à l’évaluation scientifique des demandes d’adhésion et de subventions ou de bourses selon la programmation établie.
• Le quorum des réunions est de plus de 50% plus un des membres en fonction et les décisions sont généralement prises par consensus. Si nécessaire, les décisions sont prises par vote à la majorité simple. Le président a le vote prépondérant au sein du Conseil scientifique. Les membres du Conseil scientifique ne peuvent se faire remplacer aux réunions.
• Chaque année le président du Conseil scientifique reçoit et prend connaissance des rapports scientifiques des responsables des regroupements stratégiques de recherche ou, le cas échéant, des autres types de regroupements ou activités. L'évaluation des progrès des regroupements sur les plans scientifique et budgétaire est réalisée par le Conseil scientifique. Celui-ci formule des recommandations quant à la poursuite ou non du financement du regroupement stratégique.

Le mandat de chaque membre du Conseil scientifique est de deux (2) ans avec possibilité de renouvellement une (1) fois.

La procédure de nomination des membres au Conseil scientifique suit le processus suivant : chaque responsable de regroupement stratégique de recherche est membre d’office au Conseil scientifique. D’autres membres chercheurs sont inclus au besoin, jusqu’à concurrence de douze (12). Ces derniers, ainsi que les deux (2) membres étudiants et le membre collaborateur, sont élus à la suite de propositions de candidatures. Les membres du Réseau sont appelés à voter sur les candidatures selon leur statut respectif. Le ou les candidats ayant reçu le plus de votes sont déclarés élus.

Le président est choisi par vote parmi les membres du Conseil scientifique. Ce choix doit être entériné par le Conseil d'administration. Son mandat est de deux (2) ans, renouvelable une (1) fois.

Infrastructure administrative (Bureau de coordination et soutien logistique)

Le secrétariat est rattaché au directeur du réseau. Une secrétaire administrative assiste le directeur et supporte les activités du Conseil d’administration et du Conseil scientifique.

La secrétaire administrative, en collaboration avec le directeur du réseau, gère le budget de coordination et les données essentielles telles: curriculum vitae des membres, adresses et listes. Le Bottin des membres est mis à jour chaque année.
Le secrétariat est responsable de la mise à jour du site WEB et de la publication des activités du REPAR.

La secrétaire administrative, en collaboration avec le directeur et le Conseil scientifique, gère le programme de bourses du REPAR.

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